Privatlivspolitik
Odder Grundtvigske Valgmenighed
Rørthvej 34
8300 Odder
CVR: 13680515

Menigheden behandler personoplysninger og har derfor udarbejdet denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Du bør læse denne politik og er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål.

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Odder Grundtvigske Valgmenighed er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Formand Ole Thordahl Poulsen kan kontaktes på tlf. nr. 2345 8441 og på mail Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Kasserer Karen Hansen kan kontaktes på tlf. nr. 3049 4572 samt på mail Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Graver Søren Mønster kan kontaktes på tlf. nr. 2337 1243 samt på mail Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

2. Formålet med og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine oplysninger for at drive menighed, herunder medlemsadministration.
Vi behandler både almindelige personoplysninger og særlige personfølsomme oplysninger, idet selve medlemskabet af menigheden anses som en personoplysning om medlemmets religiøse overbevisning og dermed en særlig personfølsom oplysning.
Retsgrundlaget er medlemmernes aftale om medlemskab af menigheden (forordningens artikel 6, nr. 1b).
Vores medlemmer er forpligtede til at give menigheden de personoplysninger vi skal bruge for at kunne indgå en aftale om medlemskab.
Retsgrundlaget for menighedens behandling af den særlige personfølsomme oplysning om selve medlemskabet af menigheden er forordningens artikel 9, stk. 2d, idet det fremgår af denne bestemmelse, at menigheden gerne må behandle oplysningen om medlemskabet, idet menigheden er et organ med et religiøst sigte, og som ikke arbejder med gevinst for øje. Endvidere er behandlingen af den særlige personfølsomme oplysning om medlemskabet et led i menighedens legitime aktiviteter.

3. Kategori af personoplysninger
Om vores medlemmer behandler vi den særlige personfølsomme oplysning, som selv medlemskabet af
menigheden anses for at være.
Herudover modtager vi fra vores medlemmer almindelige oplysninger; navn, adresse, telefonnummer,
mailadresse og cpr.nr., fødselsdato, fødested, dåbsdato, oplysninger om dåbsbarnets faddere, vielsesdato,
dødsdato, oplysning om anmelder af dødsfaldet, gravstedsindehaver, begravelses-/bisættelsesdato.
Du giver os autorisation til, via din skatteattest på Skats hjemmeside, at indhente din skattepligtige
indkomst, som vi bruger til beregning af medlemsbidrag. Det er kun menighedens kasserer, som har adgang
til disse indkomstoplysninger.

4. Behandling og videregivelse af personoplysninger
Er du medlem hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:
• føre menighedens kirkebog
• kunne administrere dit medlemsforhold
• kunne sende dig kirkeblad, nyhedsmails og anden medlemsinformation
• kunne administrere menighedens kirkegård
Ved indmeldelse og udmeldelse af menigheden videregiver menigheden personoplysninger til
Folkeregisteret, bopælssognet, og Skat.
Vi indberetter indbetalte medlemsbidrag til Skat og videregiver derfor personoplysninger, herunder cpr.nr.
til Skat.
I forbindelse med medlemsopkrævning uploader vi filer med personoplysninger til Nets (Betalingsservice)
og videregiver derfor personoplysninger til Nets.
Vi kan dele personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os med vores
administration, f.eks. udbyder af de edb-programmer vi bruger til medlemsadministration, hosting af
menighedens hjemmeside, osv. Vi har indgået databehandleraftaler med disse.
Vi indfører persondata i kirkebogen. I kirkebogen indføres dåb, konfirmation, vielser og dødsfald.
I forbindelse med en dåb indhenter vi personoplysninger fra det sogn, hvor barnet er født. Efter dåben
sender præsten personoplysninger, herunder oplysninger om barnets faddere, tilbage til sognet.
Efter en konfirmation og vielse sender præsten persondata til det lokale sogn.
I forbindelse med dødsfald modtager vi en afgørelse vedrørende begravelse/ligbrænding fra det sogn hvor
afdøde boede.
Ved erhvervelse af gravsted/begravelse/bisættelse registreres personoplysninger om såvel afdøde som
gravstedsindehaver. Oplysninger videregives evt. til Skifteretten og/eller bobestyrer.
Menighedens medlemmer samtykker ved indmeldelse til denne privatlivspolitik, herunder den behandling
og videregivelse af personoplysninger, der sker i forbindelse med menighedens drift.

5. Opbevaring og sletning af personoplysninger
Menigheden opbevarer personoplysninger i henhold til retningslinjer på området.
Vi opbevarer alene personoplysninger så længe det er nødvendigt.
Vi sletter personoplysninger om vores medlemmer 5 år efter at de er døde eller udmeldte (dog først efter
10 år i de tilfælde hvor der er indgået en forpligtigelseserklæring).
Af lokalhistoriske årsager opbevarer vi medlemslister tilbage i tiden indeholdende navn og adresse.

6. Dine rettigheder
Som medlem har du til enhver tid ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi har og behandler om
dig. Ønsker du indsigt skal du skrive til os på mailadressen: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. samt Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. og vi
imødekommer din indsigtsret så hurtigt som muligt.
Vores medlemmer har ret til at få urigtige personoplysninger rettet.
I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine personoplysninger inden tidspunktet for vores
almindelige generelle sletning indtræffer. Du kan kontakte os, hvis du mener, at dine personoplysninger
skal slettes eller bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
Hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, har du mulighed for at
indgive en klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

7. Hjemmeside - Cookies
En cookie er en lille tekst-fil, som vi gemmer på din computer for at kunne holde styr på, hvad der sker
under dit besøg på menighedens hjemmeside og for at kunne genkende computeren. En cookie indeholder
kun tekst, er ikke et program og indeholder ikke virus.
Cookies er nødvendige for at menighedens hjemmeside kan fungere optimalt.
Du kan altid afvise cookies på din computer ved at ændre indstillinger i din internetbrowser.

8. Sikkerhed
Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, så vi beskytter dine personoplysninger mod f.eks.
uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler
personoplysninger. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores data. Vi beskytter også
fortroligheden af dine data ved hjælp af kryptering (sikker mail).

9. Opdatering af denne politik
Menigheden er forpligtiget til at overholde reglerne om databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt
denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med lovgivningen.
Denne politik kan ændres uden varsel. Den nyeste opdaterede politik vil altid være tilgængelig på
menighedens hjemmeside og på menighedens kontor. Ved væsentlige ændringer vil vi orientere herom i
Kirkebladet.
Senest opdateret: 15. maj 2024.
Senest gennemgået: Maj 2024.